Cổng thông tin điện tử Trung tâm kiểm nghiệm và chứng nhận chất lượng TQC (TQC)

Danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015

Ngày đăng: 07/06/2021
Để có thể áp dụng được tiêu chuẩn ISO 9001:2015, không những phải xây dựng một kế hoạch cụ thể chi tiết mà còn cần rất nhiều tài liệu cần thiết. Tài liệu hồ sơ là một trong những yếu tố quan trọng giúp hệ thống ISO 9001:2015 được vận hành tốt.

Nội dung chính
  1. Danh mục tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015 đem đến lợi ích gì?

  2. Yêu cầu cơ bản của tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015

  3. Danh mục tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015

  4. Lưu ý về các danh mục tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015

  5. Cách kiểm soát danh mục tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015

Danh mục tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015 đem đến lợi ích gì?

danh mục tài liệu tham khảo

Việc xây dựng và lưu trữ các danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001 có sự ảnh hưởng lớn với sự thành công của hệ thống ISO 9001. Cụ thể trong đó:
  • Cơ sở chứng minh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

  • Đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp để có những định hướng phát triển

  • Bằng chứng để cung cấp cho các bên liên quan, các bên có thẩm quyền.

  • Lưu trữ tài liệu nhân viên

  • Lưu trữ các tài liệu quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

  • Là căn cứ, cơ sở để đào tạo nhân viên mới.

Yêu cầu cơ bản của tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015

  • Sổ tay chất lượng ISO 9001

  • Chính sách chất lượng

  • Mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp

  • Mục tiêu chất lượng của từng cấp phòng ban chức năng

  • Sáu quy trình cơ bản:

  1. Quy trình đánh giá nội bộ

  2. Quy trình kiểm soát tài liệu

  3. Quy trình kiểm soát tài liệu

  4. Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

  5. Quy trình hành động khắc phục

  6. Quy trình hành động phòng ngừa

Danh mục tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015

danh mục tài liệu theo yêu cầu iso 9001

Theo hệ thống ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần thực hành và áp dụng các loại tài liệu sau khi đã thống nhất xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Danh mục tài liệu bao gồm:
  1. Tài liệu đánh giá yêu cầu sản phẩm, dịch vụ

  2. Tài liệu đào tạo kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm

  3. Tài liệu về đầu vào thiết kế và phát triển

  4. Theo dõi và kiểm tra các tài liệu

  5. Ghi lại đánh giá đầu ra thiết kế và phát triển

  6. Biên bản thay thế thiết kế và phát triển

  7. Tài liệu thiết kế và kiểm soát phát triển

  8. Tài liệu thiết kế và đầu ra phát triển

  9. Tài liệu kiểm soát thay đổi cung cấp dịch vụ sản xuất/ dịch vụ

  10. Kết quả giám sát và đo lường

  11. Đặc điểm của sản phẩm được sản xuất và dịch vụ cung cấp

  12. Bản ghi sự phù hợp của sản phẩm/ dịch vụ với các tiêu chí chấp nhận

  13. Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp

  14. Chương trình kiểm toán nội bộ

  15. Kết quả hành động khắc phục

  16. Kết quả rà soát quản lý

Ngoài ra, còn một số tài liệu không bắt buộc nhằm tối giản những loại tài liệu có thể kể đến:
  1. Quy trình bảo trì thiết bị và thiết bị đo

  2. Thủ tục xác định ngữ cảnh của tổ chức và các bên liên quan

  3. Thủ tục thẩm quyền, đào tạo và nhận thức

  4. Thủ tục kiểm soát tài liệu và bản ghi

  5. Quy trình bán hàng

  6. Thủ tục kho bãi

  7. Thủ tục thiết kế vào phát triển

  8. Thủ tục giải quyết các rủi ro và cơ hội

  9. Thủ tục giám sát sự hài lòng của khách hàng

  10. Thủ tục sản xuất và cung cấp dịch vụ

  11. Thủ tục quản lý các điểm không phù hợp và các biện pháp khắc phục

  12. Thủ tục rà soát quản lý

  13. Thủ tục kiểm toán nội bộ

Lưu ý về các danh mục tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015

Phương tiện thông tin dạng văn bản

“Dạng văn bản” rất nhiều người sẽ nghĩ đó là những tài liệu dưới dạng giấy tờ. Nhưng trên thực tế, ISO 900:2015, tài liệu có thể ở dưới phương tiện không nhất thiết là văn bản như:
  • Giấy tờ

  • Ảnh chụp

  • Điện tử, máy tính

  • Mẫu tổng thể

Dạng văn bản giấy tờ tuy phổ biến và thông dụng nhất nhưng tùy theo điều kiện của từng doanh nghiệp mà có thể sử dụng các dạng thông tin văn bản như trên.

Hiểu thông tin được lập thành văn bản

Những thông tin dạng văn bản sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp nhưng một hình thức liên lạc và sử dụng làm bằng chứng cho các cuộc đánh giá. Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, thông tin dạng văn bản cần đáp ứng những mục tiêu sau:
  • Truyền thông tin: tài liệu cần phải có khả năng truyền đạt thông tin liên quan đến các hệ thống và các quy trình của doanh nghiệp và các bước cần thiết để thực hiện.

  • Bằng chứng về sự phù hợp: ISO 9001:2015 đưa ra yêu cầu các doanh nghiệp cần phải có tài liệu dưới dạng tài liệu để thể hiện rằng doanh nghiệp đã đáp ứng các nhu cầu của ISO 9001:2015.

  • Chia sẻ kiến thức: các tài liệu phải được xây dựng sau cho nhân viên của doanh nghiệp phải hiểu được nội dung.

  • Bảo tồn các kinh nghiệm của tổ chức: tài liệu được dùng như lịch sử của doanh nghiệp.

Cách kiểm soát danh mục tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015

Bảo quản tài liệu:

  • Có thể tiến hành lưu trữ tài liệu dưới dạng các file, bìa cứng.

  • Cần phân loại dựa trên loại tài liệu, thời gian và khách hàng. Có thể ghi rõ tên từng file và màu khác nhau cho từng loại tài liệu.

  • Với những loại tài liệu cần lưu trữ thời gian dài hoặc số lượng lớn thì có thể chọn lưu trữ tại các kho thông tin.

  • Các tài liệu, tài liệu phải được kiểm soát để đảm bảo có thể tìm kiếm khi cần nhưng vẫn cần đảm bảo tính bảo mật.

  • Mỗi doanh nghiệp cần có cách lưu trữ hồ sơ và bảo mật tài liệu riêng.

Sử dụng và lưu trữ tài liệu

  • Khi sử dụng tài liệu cần giới hạn rõ các bộ phận có quyền truy cập và sử dụng tài liệu để phục vụ cho mục đích công việc.

  • Cần xác định được thời gian lưu trữ tùy theo từng loại tài liệu để đảm bảo được các hoạt động đánh giá nội bộ đánh giá chứng nhận định kỳ.

  • Việc hủy tài liệu sẽ được tiến hành khi hồ sơ hết hạn. Với những tài liệu nội bộ doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp cắt nhỏ hoặc đốt. Còn với tài liệu thông thường có thể chuyển nhượng hoặc bán lại.

Bài viết đã khái quát được Danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015, giúp các doanh nghiệp định hình rõ hơn về tiêu chuẩn cũng như áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp chuẩn xác và hiệu quả hơn. 

Khách hàng tiêu biểu

Các tổng công ty, thương hiệu lớn, uy tín được TQC đánh giá cấp chứng nhận
Trung tâm Kiểm nghiệm và Chứng nhận chất lượng TQC
Trụ sở chính:
Địa chỉ: Số 15, ngõ 168 đường Nguyễn Xiển, Phường Hạ Đình, Quận Thanh Xuân, Tp. Hà Nội
Hotline: 096 941 6668
Điện thoại: 024 6680 0338 
Email: vphn@tqc.vn
Chi nhánh tại Tp. Đà Nẵng:
Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà VINADCO BUILDING, Số 01-03 Hồ Quý Ly, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Tp. Đà Nẵng
Hotline: 0968 799 816
Điện thoại: 023 6362 2668
Email: vpdn@tqc.vn
Chi nhánh tại Tp. Hồ Chí Minh:
Địa chỉ: 232/1/33 đường Bình Lợi, Phường 13, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0988 397 156
Điện thoại: 028 6270 1386
Email: vpsg@tqc.vn
DMCA.com Protection Status
Tổ chức chứng nhận TQC – Vì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
Hotline 24/7: 0969 416 668/ 0988 397 156