Kaizen Là Gì? Bí Quyết Thành Công Khi Cải Tiến Liên Tục Giúp Doanh Nghiệp Bứt Phá

STT	Nguyên tắc Kaizen	Ý nghĩa và Mục tiêu
1	Không ngừng cải tiến	Luôn tìm cách làm tốt hơn mỗi ngày, không chấp nhận hiện trạng.
2	Giải quyết vấn đề ngay lập tức	Phát hiện lỗi – khắc phục sớm, không trì hoãn, không bỏ qua lỗi nhỏ.
3	Loại bỏ lãng phí ở mọi cấp độ	Tập trung nhận diện và loại bỏ thao tác thừa, tồn kho, thời gian chờ đợi,…
4	Lắng nghe ý kiến từ mọi nhân viên	Kaizen khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người – từ công nhân đến lãnh đạo.
5	Đặt khách hàng làm trung tâm	Cải tiến quy trình, sản phẩm hay dịch vụ phải hướng đến sự hài lòng của khách hàng.
6	Suy nghĩ lâu dài thay vì giải pháp tạm thời	Không vá lỗi – hãy cải tiến tận gốc để tạo ra giá trị bền vững.
7	Dựa vào dữ liệu để ra quyết định	Không hành động theo cảm tính, mọi cải tiến phải dựa trên phân tích và bằng chứng thực tế.
8	Áp dụng phương pháp 5 Why	Đặt câu hỏi “Tại sao?” 5 lần để tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
9	Thử nghiệm và cải tiến liên tục (PDCA)	Luôn kiểm tra – đánh giá – cải tiến theo chu trình Plan – Do – Check – Act.
10	Tư duy tích cực, hành động nhanh chóng	Tin rằng mọi thứ đều có thể cải thiện và hành động ngay thay vì chờ đợi giải pháp hoàn hảo.

Quy trình 06 bước ứng dụng Kaizen cho doanh nghiệp

Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen

Đây là bước khởi đầu quan trọng để định hướng cải tiến. Doanh nghiệp cần tìm ra các vấn đề tồn đọng trong quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ — những “điểm nghẽn” làm giảm hiệu quả hoặc gây lãng phí.

Việc cần làm:

• Thu thập dữ liệu thực tế về quy trình, sản phẩm, dịch vụ.

• Lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên, khách hàng và các bên liên quan.

• Tổ chức các buổi họp, khảo sát nội bộ để ghi nhận vấn đề.

• Phân tích nguyên nhân gốc rễ (có thể sử dụng công cụ 5 Why, biểu đồ xương cá…).

Chú ý:

• Tránh vội vàng chọn những vấn đề quá lớn hoặc mơ hồ.

• Ưu tiên các vấn đề có thể cải thiện nhanh và mang lại hiệu quả rõ rệt.

Bước 2: Lập kế hoạch cải tiến (Plan) / Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề

Sau khi xác định vấn đề, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực và thời gian thực hiện.

Việc cần làm:

• Đặt mục tiêu cải tiến rõ ràng (có thể sử dụng SMART).

• Xác định các bước thực hiện chi tiết.

• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, phòng ban.

• Dự trù nguồn lực (nhân sự, chi phí, thời gian).

Chú ý:

• Đảm bảo kế hoạch phù hợp với năng lực thực tế của doanh nghiệp.

• Tránh kế hoạch quá phức tạp hoặc dài hạn gây mất động lực.

Bước 3: Thực hiện giải pháp Kaizen

Đây là giai đoạn biến kế hoạch thành hành động thực tế. Các nhóm, bộ phận sẽ thực hiện các biện pháp cải tiến đã đề ra.

Việc cần làm:

• Tiến hành đào tạo, hướng dẫn nhân viên về phương pháp mới.

• Áp dụng thay đổi vào quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Ghi nhận lại các kết quả, vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Chú ý:

• Duy trì tinh thần khích lệ, hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn.

• Theo dõi sát để phát hiện và xử lý sai lệch ngay từ đầu.

Bước 4: Đánh giá và kiểm tra kết quả

Đánh giá xem các cải tiến có mang lại kết quả như kỳ vọng không. Giai đoạn này giúp đo lường tính hiệu quả và phát hiện điểm cần điều chỉnh.

Việc cần làm:

• So sánh kết quả đạt được với mục tiêu ban đầu.

• Thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng.

• Đánh giá định lượng (năng suất, chất lượng, chi phí) và định tính (sự hài lòng, tinh thần làm việc).

Chú ý:

• Tránh đánh giá cảm tính, cần dựa trên dữ liệu cụ thể.

• Không vội vàng kết luận khi chưa có đủ thời gian và dữ liệu theo dõi.

Bước 5: Chuẩn hóa và tiếp tục phân tích kết quả cải tiến 

Nếu giải pháp hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn hóa thành quy trình chính thức và tiếp tục tìm kiếm cơ hội cải tiến mới.

Việc cần làm:

• Ban hành quy trình mới, tài liệu hóa hướng dẫn.

• Đào tạo lại toàn bộ nhân viên theo quy trình chuẩn hóa.

• Đặt mục tiêu mới cho chu kỳ Kaizen tiếp theo.

Chú ý:

• Cải tiến là quá trình liên tục, không dừng lại ở một dự án.

• Duy trì văn hóa cải tiến để mọi người luôn sẵn sàng đóng góp.

Bước 6: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

• Doanh nghiệp khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình tuần hoàn từ bước 1, để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.

Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng Kaizen?

Doanh nghiệp nên áp dụng Kaizen với trường hợp sau

Kaizen có thể được áp dụng trong doanh nghiệp ở nhiều trường hợp và giai đoạn khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể nên áp dụng phương pháp Kaizen:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Bạn thấy rằng quy trình làm việc hiện tại chưa được như mong muốn, cần cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc, Kaizen là một phương pháp thích hợp.

• Giảm lãng phí: Kaizen giúp xác định và loại bỏ những lãng phí trong quy trình sản xuất và quản lý. Nhờ vào việc tích hợp cùng phương pháp để loại bỏ hoàn toàn khuyết điểm trong quy trình. Qua đó cho thấy, áp dụng Kaizen là công việc giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm chi phí không đáng có.

• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Việc nâng cao hệ thống quản lý chất lượng toàn diện cho sản phẩm hoặc dịch vụ là điều không thể thiếu trong doanh nghiệp. Giúp duy trì hoặc nâng cao danh tiếng và sự hài lòng của khách hàng thì đừng bỏ qua phương pháp Kaizen.

• Tăng sự cạnh tranh: Trong môi trường kinh doanh luôn cần sự đổi mới liên tục, Kaizen giúp cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ có tính cạnh tranh hơn, thu hút khách hàng trong thị trường.

Các yếu tố thực hiện thành công Kaizen trong doanh nghiệp

• Trao quyền cho nhân viên.

• Đào tạo theo quy đinh từ trên xuống dưới.

• Tập trung vào những thay đổi nhỏ dần.

• Lưu trữ tất cả tài liệu trước và sau khi cải tiến.

• Thực hiện tiêu chuẩn hóa công việc.

• Lập kế hoạch thực hiện liên quan đến tổ chức của bạn.

Phương pháp Kaizen - Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Kaizen là gì và bắt nguồn từ đâu?

→ Kaizen là triết lý cải tiến liên tục xuất phát từ Nhật Bản, với mục tiêu không ngừng nâng cao chất lượng, hiệu quả và giảm lãng phí trong mọi quy trình.

2. Kaizen có phải chỉ áp dụng cho sản xuất không?

→ Không. Kaizen được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như dịch vụ, giáo dục, chăm sóc sức khỏe, công nghệ, thậm chí cả trong quản lý cá nhân.

3. Kaizen có giống với Lean hoặc Six Sigma không?

→ Kaizen có liên quan nhưng không hoàn toàn giống. Kaizen tập trung vào cải tiến liên tục nhỏ, trong khi Lean loại bỏ lãng phí và Six Sigma tập trung vào kiểm soát chất lượng và giảm biến động.

4. Làm sao để bắt đầu áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp nhỏ?

→ Bắt đầu từ những cải tiến nhỏ: tổ chức các buổi họp ngắn, khuyến khích nhân viên nêu ý tưởng cải tiến, phân tích nguyên nhân lỗi và cải tiến từng bước trong quy trình.

5. Có công cụ hay mô hình nào hỗ trợ Kaizen không?

→ Có, một số công cụ phổ biến gồm: 5 Why, PDCA (Plan – Do – Check – Act), Sơ đồ xương cá, Kanban, Andon, ...

TQC cung cấp dịch vụ tư vấn, đào tạo, chứng nhận ISO, chứng nhạn sản phẩm chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt chứng nhận nhanh, tiết kiệm và hiệu quả.

📞 Liên hệ ngay hôm nay để được hỗ trợ miễn phí!