Bảng tóm tắt thủ tụ​c hợp quy thực phẩm

Tóm lại: Thủ tục hợp quy thực phẩm tập trung vào 6 bước chính: xác định QCVN → chuẩn bị hồ sơ → kiểm nghiệm → đánh giá sự phù hợp → cấp chứng nhận → công bố/đăng ký theo quy định.

Thủ tục hợp quy thực phẩm là gì?

Thủ tục hợp quy thực phẩm là quá trình doanh nghiệp thực hiện để đánh giá và xác nhận sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng trước khi thực hiện các thủ tục đưa sản phẩm lưu thông theo quy định. Tùy từng nhóm sản phẩm, thủ tục có thể bao gồm xác định quy chuẩn áp dụng, chuẩn bị hồ sơ, lấy mẫu kiểm nghiệm, đánh giá sự phù hợp, cấp Giấy chứng nhận hợp quy và thực hiện công bố hoặc đăng ký theo quy định hiện hành.

Việc xác định đúng QCVN áp dụng cho sản phẩm là bước quan trọng đầu tiên. Mỗi nhóm thực phẩm có thể có yêu cầu khác nhau về chỉ tiêu chất lượng, an toàn và phương thức đánh giá sự phù hợp. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định chính xác sản phẩm thuộc quy chuẩn nào trước khi tiến hành kiểm nghiệm và chuẩn bị hồ sơ.

Nói đơn giản, thủ tục hợp quy thực phẩm có thể được hiểu theo trình tự:

Xác định QCVN → Chuẩn bị hồ sơ → Kiểm nghiệm → Đánh giá sự phù hợp → Chứng nhận hợp quy → Công bố/đăng ký theo quy định.

Khi nào phải thực hiện thủ tục hợp quy thực phẩm?

Không phải tất cả thực phẩm đều áp dụng cùng một thủ tục hợp quy. Doanh nghiệp trước tiên cần xác định sản phẩm có thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) có yêu cầu bắt buộc về hợp quy hay không.

Thông thường, việc xác định nghĩa vụ hợp quy cần dựa trên:

• Tên và bản chất của sản phẩm.

• Thành phần và mục đích sử dụng.

• Nhóm sản phẩm theo quy định pháp luật.

• Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia áp dụng.

• Hình thức sản xuất, nhập khẩu hoặc lưu thông sản phẩm.

Nếu sản phẩm thuộc phạm vi bắt buộc áp dụng QCVN có quy định về hợp quy, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá sự phù hợp và các thủ tục liên quan trước khi đưa sản phẩm lưu thông theo quy định.

Lưu ý: Không nên xác định sản phẩm có phải hợp quy hay không chỉ dựa vào tên thương mại. Cần đối chiếu thành phần, công dụng và QCVN áp dụng để có kết luận chính xác.

Hướng dẫn thủ tục hợp quy thực phẩm từ A-Z

Quy trình thực hiện thủ tục hợp quy thực phẩm có thể thay đổi tùy theo từng nhóm sản phẩm và quy chuẩn kỹ thuật áp dụng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tham khảo trình tự cơ bản dưới đây:

Bước 1: Xác định sản phẩm và QCVN áp dụng

Trước tiên cần xác định chính xác sản phẩm thuộc nhóm nào và áp dụng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia nào. Đây là bước nền tảng vì QCVN quyết định các yêu cầu về chỉ tiêu kiểm nghiệm, phương thức đánh giá và hồ sơ cần chuẩn bị.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ hợp quy

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ pháp lý, thông tin sản phẩm, tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn áp dụng, mẫu nhãn và các tài liệu liên quan theo yêu cầu của từng trường hợp.

Bước 3: Lấy mẫu và kiểm nghiệm sản phẩm

Mẫu sản phẩm được lấy và gửi kiểm nghiệm theo các chỉ tiêu được quy định trong QCVN hoặc tiêu chuẩn áp dụng. Kết quả kiểm nghiệm là một trong những căn cứ quan trọng để đánh giá sự phù hợp của sản phẩm.

Bước 4: Đánh giá sự phù hợp

Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá sản phẩm theo phương thức đánh giá phù hợp được áp dụng. Tùy từng trường hợp, nội dung đánh giá có thể liên quan đến kết quả thử nghiệm, hồ sơ kỹ thuật, điều kiện sản xuất hoặc các yêu cầu khác.

Bước 5: Cấp Giấy chứng nhận hợp quy

Nếu sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của quy chuẩn kỹ thuật áp dụng, tổ chức chứng nhận thực hiện cấp Giấy chứng nhận hợp quy theo phạm vi đánh giá.

Bước 6: Thực hiện công bố hoặc đăng ký theo quy định

Sau khi hoàn thành việc đánh giá sự phù hợp và chứng nhận, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục công bố hoặc đăng ký liên quan theo yêu cầu của pháp luật đối với từng nhóm sản phẩm.

Tóm tắt 6 bước: Xác định QCVN → Chuẩn bị hồ sơ → Kiểm nghiệm → Đánh giá sự phù hợp → Cấp chứng nhận → Công bố/đăng ký.

Hồ sơ làm thủ tục hợp quy thực phẩm gồm những gì?

Hồ sơ hợp quy thực phẩm phụ thuộc vào loại sản phẩm, QCVN áp dụng và phương thức đánh giá sự phù hợp. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các nhóm tài liệu cơ bản sau:

Nhóm hồ sơ	Nội dung tham khảo
Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp	Giấy đăng ký doanh nghiệp và các tài liệu pháp lý liên quan
Hồ sơ sản phẩm	Tên sản phẩm, thành phần, công dụng, quy cách đóng gói
Quy chuẩn áp dụng	QCVN hoặc quy định kỹ thuật tương ứng
Tiêu chuẩn áp dụng	Tiêu chuẩn cơ sở hoặc tiêu chuẩn liên quan nếu có
Mẫu nhãn	Nhãn sản phẩm dự kiến hoặc đang sử dụng
Phiếu kiểm nghiệm	Kết quả kiểm nghiệm các chỉ tiêu theo yêu cầu
Tài liệu kỹ thuật	Tài liệu về sản phẩm, nguyên liệu hoặc quy trình sản xuất khi được yêu cầu

Do yêu cầu hồ sơ không hoàn toàn giống nhau giữa các nhóm thực phẩm, doanh nghiệp nên xác định QCVN áp dụng trước khi chuẩn bị hồ sơ. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng thiếu tài liệu hoặc phải bổ sung hồ sơ trong quá trình đánh giá.

Hướng dẫn đăng ký hợp quy thực phẩm

Đăng ký hợp quy thực phẩm là một phần trong quá trình doanh nghiệp thực hiện các yêu cầu quản lý đối với sản phẩm thuộc diện phải áp dụng quy chuẩn kỹ thuật. Trình tự thực hiện cần căn cứ vào loại sản phẩm, QCVN áp dụng và quy định pháp luật tại thời điểm đăng ký.

Về cơ bản, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc:

1. Xác định sản phẩm thuộc diện áp dụng quy chuẩn kỹ thuật.

2. Xác định QCVN và phương thức đánh giá sự phù hợp.

3. Chuẩn bị hồ sơ và mẫu sản phẩm.

4. Thực hiện kiểm nghiệm theo các chỉ tiêu yêu cầu.

5. Đánh giá sự phù hợp và hoàn thiện hồ sơ chứng nhận.

6. Thực hiện công bố hoặc đăng ký theo quy định áp dụng cho sản phẩm.

Do thủ tục có thể khác nhau giữa từng nhóm thực phẩm, doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu cụ thể trước khi nộp hồ sơ để tránh áp dụng sai quy trình.

Quy trình hợp quy thực phẩm khác gì với thủ tục hợp quy?

Quy trình hợp quy thực phẩm tập trung vào các bước kỹ thuật và đánh giá sự phù hợp của sản phẩm, trong khi thủ tục hợp quy thực phẩm có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.

Có thể hiểu đơn giản:

Quy trình:
Kiểm tra → Kiểm nghiệm → Đánh giá → Chứng nhận.

Thủ tục:
Xác định QCVN → Chuẩn bị hồ sơ → Kiểm nghiệm → Đánh giá → Chứng nhận → Công bố/đăng ký theo quy định.

Việc phân biệt hai khái niệm này giúp doanh nghiệp hiểu rõ mình cần chuẩn bị những gì và ở giai đoạn nào trong quá trình thực hiện hợp quy.

Thời gian thực hiện thủ tục hợp quy thực phẩm bao lâu?

Thời gian thực hiện thủ tục hợp quy thực phẩm phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhóm sản phẩm, QCVN áp dụng, số lượng chỉ tiêu kiểm nghiệm, tình trạng hồ sơ và phương thức đánh giá sự phù hợp.

Thông thường, thời gian sẽ bao gồm các giai đoạn:

Xác định QCVN → Chuẩn bị hồ sơ → Kiểm nghiệm → Đánh giá sự phù hợp → Cấp chứng nhận → Công bố/đăng ký.

Đối với sản phẩm có nhiều chỉ tiêu kiểm nghiệm hoặc hồ sơ cần bổ sung, thời gian thực hiện có thể kéo dài hơn. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định đúng QCVN và yêu cầu hồ sơ ngay từ đầu để chủ động kế hoạch đưa sản phẩm ra thị trường.

Chi phí làm thủ tục hợp quy thực phẩm

Chi phí thực hiện thủ tục hợp quy thực phẩm thường khoảng 5.000.000 – 15.000.000 đồng/sản phẩm, tùy thuộc vào nhóm thực phẩm, số lượng chỉ tiêu kiểm nghiệm, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng và phạm vi đánh giá.

Hạng mục	Chi phí tham khảo
Kiểm nghiệm sản phẩm	Khoảng 2.000.000 – 7.000.000 đồng
Đánh giá sự phù hợp và chứng nhận	Khoảng 3.000.000 – 8.000.000 đồng
Hồ sơ, thủ tục liên quan	Tùy phạm vi hỗ trợ
Tổng chi phí tham khảo	Khoảng 5.000.000 – 15.000.000 đồng/sản phẩm

Mức chi phí trên chỉ mang tính tham khảo. Chi phí thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn tùy từng sản phẩm, số lượng chỉ tiêu cần kiểm nghiệm, QCVN áp dụng, phương thức đánh giá và yêu cầu hồ sơ.

Để báo giá chính xác, doanh nghiệp cần cung cấp tên sản phẩm, thành phần, quy cách và thông tin sản phẩm để xác định đúng quy chuẩn kỹ thuật và phạm vi kiểm nghiệm.

Lưu ý: Không nên chỉ dựa vào một mức giá cố định để dự toán chi phí hợp quy thực phẩm. Cần xác định đúng QCVN và các chỉ tiêu kiểm nghiệm trước, vì đây là hai yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí thực hiện.

Những lưu ý khi thực hiện thủ tục hợp quy thực phẩm

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp cần xác định đúng quy chuẩn kỹ thuật (QCVN) áp dụng cho sản phẩm trước khi tiến hành kiểm nghiệm và chuẩn bị hồ sơ. Đây là bước quan trọng vì QCVN quyết định các chỉ tiêu kiểm nghiệm, phương thức đánh giá sự phù hợp và yêu cầu hồ sơ cần thực hiện.

➡️ Thứ nhất, xác định đúng QCVN áp dụng. Không nên chỉ dựa vào tên thương mại của sản phẩm để xác định sản phẩm có thuộc diện hợp quy hay không. Cần đối chiếu thành phần, công dụng và nhóm sản phẩm với quy định hiện hành.

➡️ Thứ hai, kiểm nghiệm đúng chỉ tiêu. Các chỉ tiêu kiểm nghiệm cần được xác định theo QCVN và yêu cầu áp dụng đối với từng nhóm sản phẩm. Kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu có thể dẫn đến việc phải bổ sung, kéo dài thời gian thực hiện.

➡️ Thứ ba, chuẩn bị hồ sơ thống nhất. Tên sản phẩm, thành phần, quy cách, nhãn sản phẩm và các tài liệu kỹ thuật cần có thông tin thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.

➡️ Thứ tư, kiểm tra văn bản còn hiệu lực. Quy định về quản lý và hợp quy thực phẩm có thể được sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản pháp luật và QCVN đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.

➡️ Thứ năm, lựa chọn đúng tổ chức đánh giá sự phù hợp. Đơn vị thực hiện chứng nhận cần có năng lực và phạm vi hoạt động phù hợp với sản phẩm, lĩnh vực và yêu cầu chứng nhận.

Tóm lại, để thực hiện thủ tục hợp quy thực phẩm thuận lợi, doanh nghiệp cần xác định đúng QCVN áp dụng, kiểm nghiệm đầy đủ các chỉ tiêu, chuẩn bị hồ sơ thống nhất, sử dụng văn bản còn hiệu lực và lựa chọn tổ chức đánh giá sự phù hợp có năng lực phù hợp.

Dịch vụ hỗ trợ chứng nhận hợp quy thực phẩm tại TQC

Nếu doanh nghiệp chưa rõ sản phẩm thuộc QCVN nào, cần chuẩn bị hồ sơ ra sao hoặc muốn được hỗ trợ trong quá trình kiểm nghiệm và đánh giá sự phù hợp, có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ chứng nhận hợp quy thực phẩm.

TQC hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu xác định yêu cầu áp dụng, chuẩn bị hồ sơ, kiểm nghiệm sản phẩm đến đánh giá và thực hiện các thủ tục liên quan.

👉 Xem chi tiết dịch vụ chứng nhận hợp quy thực phẩm tại TQC để biết phạm vi sản phẩm, quy trình thực hiện và các yêu cầu liên quan.

Liên Hệ

TRUNG TÂM KIỂM NGHIỆM VÀ CHỨNG NHẬN TQC CGLOBAL

TQC CGLOBAL Hà Nội:

• Biệt thự C11, Khu Pandora, số 53 phố Triều Khúc, Phường Thanh Liệt, Thành Phố Hà Nội

• Hotline: 096 941 6668; Điện thoại: 024 6680 0338

• Email: vphn@tqc.vn

TQC CGLOBAL Đà Nẵng:

• 47 Trần Đình Tri, Phường Hòa Khánh, Thành Phố Đà Nẵng

• Hotline: 0968 799 816

• Email: vpdn@tqc.vn

TQC CGLOBAL Hồ Chí Minh:

• 232/1/33 đường Bình Lợi, Phường Bình Lợi Trung, TP. Hồ Chí Minh

• Hotline: 0988 397 156 ;  Điện thoại: 028 6270 1386

• Email: vpsg@tqc.vn