Hồ sơ hợp quy thực phẩm gồm những gì?

Hồ sơ hợp quy thực phẩm không có một bộ giấy tờ cố định áp dụng cho tất cả sản phẩm. Tùy loại thực phẩm, nguồn gốc sản phẩm, quy chuẩn kỹ thuật và phương thức đánh giá, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị các nhóm tài liệu khác nhau.

Bảng tóm tắt hồ sơ hợp quy thực phẩm

Doanh nghiệp nên xác định chính xác QCVN áp dụng trước khi chuẩn bị hồ sơ và kiểm nghiệm sản phẩm. Đây là cơ sở để xác định các chỉ tiêu cần đánh giá và tài liệu liên quan.

LƯU Ý: Hồ sơ hợp quy thực phẩm thường gồm hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, hồ sơ kỹ thuật sản phẩm, mẫu nhãn, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng, phiếu kiểm nghiệm và các tài liệu phục vụ đánh giá sự phù hợp. Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào từng loại sản phẩm.

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Nhóm hồ sơ đầu tiên là các giấy tờ xác định tư cách pháp lý của tổ chức, cá nhân thực hiện sản xuất, kinh doanh hoặc nhập khẩu thực phẩm.

Thông thường có thể bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nếu thuộc trường hợp áp dụng.

• Thông tin về cơ sở sản xuất.

• Thông tin đơn vị nhập khẩu đối với sản phẩm nhập khẩu.

• Các giấy tờ pháp lý khác theo từng trường hợp.

Doanh nghiệp nên kiểm tra sự thống nhất về tên, địa chỉ và thông tin pháp lý trên toàn bộ hồ sơ.

Hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm

Hồ sơ kỹ thuật giúp xác định đặc điểm của sản phẩm và là cơ sở quan trọng để lựa chọn quy chuẩn kỹ thuật phù hợp.

Các thông tin thường cần chuẩn bị gồm:

• Tên sản phẩm.

• Thành phần.

• Định lượng.

• Quy cách đóng gói.

• Mục đích sử dụng.

• Hướng dẫn sử dụng.

• Điều kiện bảo quản.

• Thời hạn sử dụng.

• Nguồn gốc sản phẩm.

• Quy trình sản xuất hoặc sơ đồ quy trình trong trường hợp cần thiết.

Đối với thực phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm các tài liệu kỹ thuật do nhà sản xuất nước ngoài cung cấp nếu cần đối chiếu.

Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật áp dụng

Việc xác định quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) áp dụng là một trong những bước quan trọng nhất khi chuẩn bị hồ sơ hợp quy.

QCVN có thể quyết định:

• Chỉ tiêu cần kiểm nghiệm.

• Giới hạn cho phép.

• Phương pháp thử.

• Yêu cầu về an toàn.

• Nội dung đánh giá sự phù hợp.

Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên sản phẩm để lựa chọn quy chuẩn. Cần xem xét thành phần, mục đích sử dụng và phạm vi điều chỉnh của từng QCVN.

Xác định đúng QCVN trước khi kiểm nghiệm giúp hạn chế tình trạng kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu hoặc phải lấy mẫu kiểm nghiệm lại.

LƯU Ý: Muốn chuẩn bị đúng hồ sơ hợp quy thực phẩm, doanh nghiệp cần xác định chính xác quy chuẩn kỹ thuật (QCVN) áp dụng trước khi kiểm nghiệm. QCVN là căn cứ để xác định các chỉ tiêu cần thử nghiệm và yêu cầu đánh giá sự phù hợp của sản phẩm.

Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm

Phiếu kết quả kiểm nghiệm là tài liệu quan trọng trong quá trình đánh giá sự phù hợp của thực phẩm.

Tùy từng sản phẩm, các nhóm chỉ tiêu có thể bao gồm:

• Vi sinh vật.

• Kim loại nặng.

• Chỉ tiêu hóa lý.

• Chất gây ô nhiễm.

• Dư lượng.

• Các chỉ tiêu an toàn đặc thù.

Danh mục chỉ tiêu không giống nhau cho mọi loại thực phẩm. Doanh nghiệp cần căn cứ vào QCVN tương ứng để xác định chính xác các chỉ tiêu cần thử nghiệm.

Lưu ý khi sử dụng phiếu kiểm nghiệm

Một phiếu kiểm nghiệm có kết quả đạt không đồng nghĩa với việc đã hoàn tất hồ sơ hợp quy.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Đơn vị thực hiện thử nghiệm.

• Tên sản phẩm.

• Mẫu sản phẩm.

• Các chỉ tiêu thử nghiệm.

• Phương pháp thử.

• Kết quả.

• Thời điểm lấy mẫu và thử nghiệm.

• Sự phù hợp với yêu cầu của quy chuẩn áp dụng.

Nếu phiếu kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu quan trọng theo QCVN, doanh nghiệp có thể phải thực hiện bổ sung hoặc kiểm nghiệm lại.

LƯU Ý: Phiếu kiểm nghiệm là một thành phần quan trọng trong hồ sơ hợp quy thực phẩm nhưng không đồng nghĩa với Giấy chứng nhận hợp quy. Kết quả kiểm nghiệm cần phù hợp với các chỉ tiêu và yêu cầu của quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho sản phẩm.

Mẫu nhãn sản phẩm

Mẫu nhãn cần được đối chiếu với hồ sơ kỹ thuật và kết quả kiểm nghiệm.

Các thông tin cần kiểm tra có thể gồm:

• Tên sản phẩm.

• Thành phần.

• Khối lượng hoặc thể tích.

• Thông tin tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm.

• Xuất xứ.

• Hướng dẫn sử dụng.

• Điều kiện bảo quản.

• Ngày sản xuất.

• Hạn sử dụng.

• Các thông tin bắt buộc khác theo quy định về ghi nhãn.

Một trong những lỗi thường gặp là thông tin trên nhãn không thống nhất với hồ sơ sản phẩm hoặc phiếu kiểm nghiệm.

Hồ sơ về cơ sở sản xuất

Tùy từng sản phẩm và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể cần cung cấp thêm tài liệu liên quan đến cơ sở sản xuất.

Các tài liệu có thể bao gồm:

• Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm nếu thuộc trường hợp phải có.

• Hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng.

• Chứng nhận HACCP nếu doanh nghiệp có.

• Chứng nhận ISO 22000 nếu doanh nghiệp có.

• Quy trình sản xuất.

• Hồ sơ kiểm soát chất lượng.

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải có HACCP hoặc ISO 22000 để thực hiện hợp quy. Cần căn cứ vào yêu cầu cụ thể của sản phẩm và quy định áp dụng.

Hồ sơ chứng nhận hợp quy

Hồ sơ chứng nhận hợp quy gắn với quá trình đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Có thể hình dung quy trình theo chuỗi:

Sản phẩm → xác định QCVN → xác định chỉ tiêu → kiểm nghiệm → đánh giá sự phù hợp → chứng nhận.

Khi sản phẩm đáp ứng yêu cầu đánh giá, tổ chức chứng nhận thực hiện cấp Giấy chứng nhận hợp quy theo phạm vi chứng nhận.

Doanh nghiệp cần lưu ý chứng nhận hợp quy và công bố sản phẩm là hai nội dung khác nhau, mặc dù trong một số trường hợp chúng có liên quan trong quá trình hoàn thiện thủ tục pháp lý cho sản phẩm.

Hồ sơ hợp quy thực phẩm sản xuất trong nước

Đối với thực phẩm sản xuất trong nước, doanh nghiệp có thể tham khảo cấu trúc hồ sơ sau:

Đây là danh mục tham khảo. Thành phần hồ sơ thực tế cần được xác định theo từng sản phẩm.

Hồ sơ hợp quy thực phẩm nhập khẩu

Sản phẩm nhập khẩu có thể cần thêm các tài liệu liên quan đến nhà sản xuất và nguồn gốc sản phẩm.

Tài liệu cụ thể cần chuẩn bị phụ thuộc vào loại sản phẩm, nước xuất khẩu và yêu cầu quản lý tương ứng.

Hồ sơ hợp quy và hồ sơ công bố sản phẩm có giống nhau không?

Không hoàn toàn giống nhau.

Hồ sơ hợp quy tập trung vào việc đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với quy chuẩn kỹ thuật.

Trong khi đó, hồ sơ công bố hoặc đăng ký công bố sản phẩm thực hiện theo yêu cầu quản lý tương ứng với từng nhóm sản phẩm.

Do đó, khi doanh nghiệp hỏi về “hồ sơ hợp quy thực phẩm”, cần xác định rõ đang nói đến hồ sơ chứng nhận hợp quy hay hồ sơ công bố sản phẩm.

LƯU Ý: Hồ sơ hợp quy và hồ sơ công bố sản phẩm không hoàn toàn giống nhau. Hồ sơ hợp quy tập trung vào việc đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với quy chuẩn kỹ thuật, trong khi hồ sơ công bố được thực hiện theo yêu cầu quản lý tương ứng với từng nhóm sản phẩm.

Hồ sơ hợp quy thực phẩm có cần kiểm nghiệm không?

Kiểm nghiệm thường là một nội dung quan trọng trong quá trình đánh giá sự phù hợp của sản phẩm.

Tuy nhiên, không phải mọi sản phẩm đều có cùng danh mục chỉ tiêu kiểm nghiệm.

Danh mục chỉ tiêu phụ thuộc vào:

• Loại sản phẩm.

• Thành phần.

• Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.

• Mục đích sử dụng.

• Yêu cầu quản lý đối với sản phẩm.

Vì vậy, doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự:

Xác định sản phẩm → xác định QCVN → xác định chỉ tiêu → lấy mẫu → kiểm nghiệm → đánh giá.

Không nên kiểm nghiệm trước rồi mới tìm quy chuẩn.

Hồ sơ hợp quy thực phẩm có cần giấy chứng nhận an toàn thực phẩm không?

Không phải mọi trường hợp đều giống nhau.

Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm liên quan đến điều kiện của cơ sở, trong khi chứng nhận hợp quy tập trung vào sự phù hợp của sản phẩm với quy chuẩn kỹ thuật.

Doanh nghiệp cần xác định sản phẩm và cơ sở sản xuất có thuộc trường hợp phải có giấy chứng nhận hay không trước khi đưa tài liệu này vào hồ sơ.

Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ hợp quy thực phẩm

1. Chưa xác định đúng QCVN

Đây là lỗi có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình vì QCVN quyết định nhiều nội dung liên quan đến chỉ tiêu kiểm nghiệm và đánh giá.

2. Phiếu kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu

Doanh nghiệp sử dụng phiếu kiểm nghiệm có sẵn nhưng không đối chiếu với yêu cầu của QCVN áp dụng.

3. Thông tin sản phẩm không thống nhất

Tên sản phẩm, thành phần, quy cách, nhà sản xuất hoặc xuất xứ trên các tài liệu không đồng nhất.

4. Nhầm chứng nhận hợp quy với công bố sản phẩm

Hai nội dung có liên quan nhưng không phải là một thủ tục.

5. Sử dụng hồ sơ cũ khi sản phẩm đã thay đổi

Nếu sản phẩm thay đổi thành phần, tên, xuất xứ, quy cách hoặc quy trình sản xuất, doanh nghiệp cần rà soát lại hồ sơ trước khi tiếp tục sử dụng.

LƯU Ý: Hồ sơ hợp quy thực phẩm không có một mẫu hồ sơ chung cho tất cả sản phẩm. Doanh nghiệp cần căn cứ vào loại sản phẩm, nguồn gốc, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng và phương thức đánh giá để xác định chính xác các giấy tờ cần chuẩn bị.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ hợp quy theo thứ tự nào?

Để hạn chế phát sinh và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự:

Bước 1: Xác định sản phẩm.

Bước 2: Xác định QCVN áp dụng.

Bước 3: Xác định phương thức đánh giá hợp quy.

Bước 4: Lập danh mục hồ sơ cần chuẩn bị.

Bước 5: Kiểm tra thông tin sản phẩm và mẫu nhãn.

Bước 6: Lấy mẫu và kiểm nghiệm theo các chỉ tiêu phù hợp.

Bước 7: Thực hiện đánh giá và chứng nhận hợp quy.

Bước 8: Hoàn thiện thủ tục công bố/đăng ký theo quy định áp dụng.

Việc xác định đúng QCVN ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế kiểm nghiệm sai chỉ tiêu và phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Để hiểu rõ hơn các bước thực hiện từ chuẩn bị hồ sơ, kiểm nghiệm đến đánh giá và chứng nhận, doanh nghiệp có thể tham khảo thủ tục hợp quy thực phẩm chi tiết.

Dịch vụ chứng nhận hợp quy thực phẩm tại TQC

Nếu doanh nghiệp chưa xác định được sản phẩm có phải hợp quy hay không, QCVN nào áp dụng hoặc cần chuẩn bị những giấy tờ gì, nên rà soát hồ sơ trước khi tiến hành kiểm nghiệm.

TQC hỗ trợ doanh nghiệp xác định yêu cầu áp dụng, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, lấy mẫu kiểm nghiệm, đánh giá sự phù hợp và thực hiện chứng nhận hợp quy theo phạm vi phù hợp với từng sản phẩm.

👉 Xem chi tiết Dịch vụ chứng nhận hợp quy thực phẩm tại TQC để được tư vấn hồ sơ và quy trình phù hợp với sản phẩm của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ hợp quy thực phẩm

Hồ sơ hợp quy thực phẩm gồm những giấy tờ gì?

➡️ Hồ sơ thường gồm hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, hồ sơ kỹ thuật sản phẩm, mẫu nhãn, tiêu chuẩn hoặc QCVN áp dụng, phiếu kiểm nghiệm và các tài liệu phục vụ đánh giá sự phù hợp. Thành phần cụ thể phụ thuộc vào từng sản phẩm.

Hồ sơ hợp quy thực phẩm có cần phiếu kiểm nghiệm không?

➡️ Kiểm nghiệm thường là một nội dung quan trọng trong quá trình đánh giá sự phù hợp. Các chỉ tiêu cần kiểm nghiệm phải được xác định theo quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho từng sản phẩm.

Sản phẩm nhập khẩu có cần hồ sơ khác sản phẩm trong nước không?

➡️ Có thể có. Sản phẩm nhập khẩu có thể cần thêm các tài liệu từ nước xuất khẩu như CFS, Health Certificate hoặc tài liệu tương đương tùy từng trường hợp.

Có thể dùng một bộ hồ sơ hợp quy cho nhiều sản phẩm không?

➡️ Không nên mặc định như vậy. Mỗi sản phẩm có thể có thành phần, quy chuẩn, chỉ tiêu và yêu cầu quản lý khác nhau nên cần rà soát riêng trước khi sử dụng hồ sơ.

Hồ sơ hợp quy và hồ sơ công bố sản phẩm có giống nhau không?

➡️ Không hoàn toàn giống nhau. Hồ sơ hợp quy tập trung vào việc đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với quy chuẩn kỹ thuật, trong khi hồ sơ công bố sản phẩm thực hiện theo yêu cầu quản lý tương ứng đối với từng nhóm sản phẩm.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ hợp quy theo thứ tự nào?

➡️ Doanh nghiệp nên xác định sản phẩm, xác định QCVN áp dụng, xác định chỉ tiêu kiểm nghiệm, chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật và pháp lý, thực hiện kiểm nghiệm rồi tiến hành đánh giá và chứng nhận theo quy định áp dụng.

Hồ sơ hợp quy thực phẩm không có một bộ tài liệu cố định áp dụng cho tất cả sản phẩm. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại thực phẩm, nguồn gốc sản phẩm, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng và phương thức đánh giá sự phù hợp.

Doanh nghiệp nên xác định đúng:

Sản phẩm → QCVN → chỉ tiêu kiểm nghiệm → hồ sơ kỹ thuật → hồ sơ pháp lý → đánh giá và chứng nhận.

Chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu giúp quá trình chứng nhận thuận lợi hơn, hạn chế bổ sung tài liệu và giảm nguy cơ phải kiểm nghiệm lại.

Đến TQC - Đạt chứng nhận Quốc tế - Đúng nhu cầu thị trường