Khi nhân sự hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu của hệ thống, doanh nghiệp không chỉ giảm các điểm không phù hợp mà còn khai thác hiệu quả những lợi ích chứng nhận FSC® CoC mang lại trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.

5. Ghi nhãn và tuyên bố FSC chưa đúng quy định

Việc sử dụng nhãn hoặc tuyên bố FSC (FSC Claim) cần tuân thủ đúng quy định của hệ thống chứng nhận. Trong quá trình đánh giá, chuyên gia sẽ kiểm tra cách doanh nghiệp quản lý việc ghi nhãn trên sản phẩm, chứng từ và các tài liệu liên quan.

Nếu sử dụng không đúng hoặc thiếu kiểm soát, doanh nghiệp có thể phát sinh điểm không phù hợp và phải thực hiện các hành động khắc phục trước khi được cấp hoặc duy trì chứng nhận.

Nguyên nhân

• Chưa có quy trình kiểm soát việc sử dụng nhãn FSC.

• Nhân viên chưa hiểu quy định về FSC Claim.

• Không kiểm tra thông tin trước khi phát hành chứng từ.

Cách khắc phục

• Ban hành quy trình quản lý nhãn và tuyên bố FSC.

• Chỉ sử dụng FSC Claim khi đáp ứng đầy đủ điều kiện.

• Kiểm tra nội bộ trước khi phát hành chứng từ hoặc ghi nhãn sản phẩm.

Lưu ý của chuyên gia TQC: Không nên sử dụng logo hoặc tuyên bố FSC trên sản phẩm khi chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của hệ thống quản lý và phạm vi chứng nhận.

6. Hồ sơ lưu trữ chưa đầy đủ hoặc khó truy xuất

Một hệ thống quản lý hiệu quả không chỉ có quy trình mà còn phải có hồ sơ chứng minh việc thực hiện. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thực hiện đúng nhưng không lưu trữ tài liệu đầy đủ nên không thể chứng minh với đoàn đánh giá.

Những hồ sơ thường bị thiếu

• Phiếu nhập kho nguyên liệu.

• Phiếu xuất kho.

• Hồ sơ đào tạo.

• Biên bản đánh giá nội bộ.

• Danh sách nhà cung cấp.

• Hồ sơ kiểm tra định kỳ.

Cách khắc phục

• Thiết lập danh mục hồ sơ cần lưu.

• Quy định rõ thời gian lưu trữ.

• Sắp xếp hồ sơ theo từng lô sản phẩm hoặc từng kỳ đánh giá.

• Định kỳ kiểm tra tính đầy đủ của tài liệu.

7. Chưa thực hiện đánh giá nội bộ trước đánh giá chính thức

Nhiều doanh nghiệp chỉ chuẩn bị hồ sơ khi gần đến ngày đánh giá, trong khi chưa từng kiểm tra toàn bộ hệ thống để phát hiện các điểm chưa phù hợp.

Điều này làm tăng nguy cơ phát sinh lỗi trong quá trình đánh giá chứng nhận.

Nguyên nhân

• Chưa xây dựng kế hoạch đánh giá nội bộ.

• Thiếu nhân sự có kinh nghiệm.

• Không xác định rõ tiêu chí đánh giá.

Cách khắc phục

• Thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ.

• Lập biên bản và theo dõi việc khắc phục.

• Kiểm tra lại hiệu quả sau khi hoàn thành hành động khắc phục.

8. Quy trình kiểm soát thay đổi chưa được cập nhật

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi:

• Nhà cung cấp.

• Nguyên liệu.

• Quy trình sản xuất.

• Kho lưu trữ.

• Nhân sự phụ trách.

Nếu các thay đổi này không được cập nhật vào hệ thống quản lý FSC CoC thì có thể ảnh hưởng đến tính nhất quán của quá trình kiểm soát.

Cách khắc phục

• Ban hành quy trình quản lý thay đổi.

• Đánh giá tác động trước khi áp dụng.

• Cập nhật tài liệu và hướng dẫn công việc.

• Đào tạo lại nhân viên khi cần.

9. Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận

FSC CoC không chỉ liên quan đến một phòng ban mà đòi hỏi sự phối hợp giữa:

• Bộ phận mua hàng.

• Kho.

• Sản xuất.

• Kinh doanh.

• Quản lý chất lượng.

Nếu thông tin không được trao đổi đầy đủ, dữ liệu giữa các bộ phận có thể không đồng nhất, ảnh hưởng đến khả năng truy xuất nguồn gốc.

Cách khắc phục

• Quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận.

• Thiết lập quy trình trao đổi thông tin.

• Tổ chức họp rà soát định kỳ.

• Kiểm tra tính thống nhất của hồ sơ.

10. Chỉ chuẩn bị hồ sơ khi gần đến ngày đánh giá

Đây là sai lầm khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp lần đầu triển khai FSC CoC.

Việc chuẩn bị gấp khiến doanh nghiệp dễ bỏ sót hồ sơ, chưa đào tạo đầy đủ nhân viên hoặc chưa kiểm tra tính phù hợp của hệ thống.

Cách khắc phục

• Xây dựng kế hoạch triển khai ngay từ đầu.

• Chuẩn bị hồ sơ theo từng giai đoạn.

• Thực hiện đánh giá nội bộ trước ngày đánh giá chính thức.

• Khắc phục các điểm chưa phù hợp trước khi đoàn đánh giá làm việc.

Checklist doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi đánh giá FSC CoC

Trước ngày đánh giá, doanh nghiệp nên rà soát các nội dung sau:

Sau khi hoàn thiện checklist và sẵn sàng cho quá trình đánh giá, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ chứng nhận FSC® CoC để được tư vấn phạm vi áp dụng, quy trình đánh giá và các yêu cầu phù hợp với lĩnh vực hoạt động.

Bảng tổng hợp các lỗi và mức độ ảnh hưởng

Cách giúp doanh nghiệp hạn chế các điểm không phù hợp khi đánh giá FSC CoC

Việc phát sinh điểm không phù hợp trong quá trình đánh giá FSC CoC là điều nhiều doanh nghiệp có thể gặp phải, đặc biệt khi mới triển khai hệ thống lần đầu. Tuy nhiên, phần lớn các lỗi đều có thể phòng ngừa nếu doanh nghiệp chuẩn bị kỹ ngay từ giai đoạn xây dựng hệ thống quản lý.

Dưới đây là một số giải pháp giúp quá trình đánh giá diễn ra thuận lợi hơn.

Xây dựng quy trình quản lý rõ ràng

Doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình phù hợp với hoạt động thực tế như:

• Kiểm soát nguyên liệu đầu vào.

• Quản lý kho.

• Truy xuất nguồn gốc.

• Quản lý hồ sơ.

• Kiểm soát sản phẩm đầu ra.

• Quản lý FSC Claim.

Quy trình nên được ban hành thành văn bản và phổ biến đến các bộ phận liên quan.

Đào tạo nhân viên định kỳ

Nhân viên trực tiếp thực hiện công việc cần hiểu:

• Mục tiêu của FSC CoC.

• Quy trình làm việc.

• Cách nhận biết nguyên liệu FSC.

• Quy định lưu hồ sơ.

• Cách xử lý khi phát hiện sai lệch.

Việc đào tạo định kỳ không chỉ giúp giảm sai sót mà còn tạo sự thống nhất trong quá trình vận hành hệ thống.

Thực hiện đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các điểm chưa phù hợp trước khi tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá chính thức.

Doanh nghiệp nên:

• Lập kế hoạch đánh giá định kỳ.

• Ghi nhận đầy đủ kết quả.

• Thực hiện hành động khắc phục.

• Kiểm tra lại hiệu quả sau khi khắc phục.

Cập nhật hồ sơ thường xuyên

Không nên chờ đến sát ngày đánh giá mới chuẩn bị tài liệu.

Doanh nghiệp nên cập nhật hồ sơ ngay khi phát sinh như:

• Nhà cung cấp mới.

• Nguyên liệu mới.

• Đào tạo nhân viên.

• Quy trình thay đổi.

• Đánh giá nội bộ.

Điều này giúp việc truy xuất thông tin nhanh chóng và giảm áp lực khi đánh giá.

Giải pháp để phù hợp chứng nhận FSC CoC

Câu hỏi thường gặp

Điểm không phù hợp khi đánh giá FSC CoC có đồng nghĩa với việc không đạt chứng nhận không?

Không.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể được yêu cầu thực hiện hành động khắc phục đối với các điểm không phù hợp trước khi hoàn tất quá trình cấp chứng nhận. Mức độ ảnh hưởng sẽ phụ thuộc vào tính chất và mức độ của từng điểm không phù hợp.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị trước bao lâu?

Thông thường, doanh nghiệp nên hoàn thiện hệ thống và rà soát nội bộ trước thời điểm đánh giá từ 2–4 tuần. Điều này giúp có đủ thời gian bổ sung hồ sơ và khắc phục các thiếu sót nếu phát hiện.

Đánh giá FSC CoC có kiểm tra thực tế tại doanh nghiệp không?

Có.

Ngoài việc xem xét hồ sơ và tài liệu, chuyên gia đánh giá thường kiểm tra thực tế tại các khu vực như kho nguyên liệu, khu vực sản xuất, lưu trữ hồ sơ và có thể phỏng vấn nhân viên để xác minh việc áp dụng hệ thống.

Nếu phát hiện lỗi trong quá trình đánh giá thì phải làm gì?

Doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân, xây dựng kế hoạch khắc phục và cung cấp bằng chứng theo yêu cầu của tổ chức chứng nhận trong thời hạn quy định.

Việc phản hồi đầy đủ và đúng thời gian sẽ giúp quá trình đánh giá được hoàn tất thuận lợi hơn.

Làm thế nào để giảm nguy cơ phát sinh điểm không phù hợp?

Doanh nghiệp nên:

• Chuẩn hóa quy trình.

• Đào tạo nhân viên.

• Thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ.

• Kiểm tra hồ sơ trước ngày đánh giá.

• Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan.

Trong thực tế, phần lớn các lỗi phát sinh đều có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, quy trình và hiểu rõ yêu cầu của tiêu chuẩn ngay từ đầu. Việc chủ động tìm hiểu kiến thức, đánh giá nội bộ định kỳ và áp dụng đúng các yêu cầu của Chứng nhận FSC® CoC sẽ giúp quá trình đánh giá diễn ra thuận lợi và tiết kiệm thời gian khắc phục.