Chứng nhận ISO 45001 là gì? Lợi ích, đối tượng áp dụng và quy trình chứng nhận

Bộ khung chính trong Tiêu chuẩn ISO 45001 cũng tương tự ISO 9001 là theo nguyên lý cải tiến liên tục PDCA tức là Plan – Do – Check – Act (Lập kế hoạch – Thực hiện theo kế hoạch – Kiểm tra việc thực hiện có đúng theo hoạch định – Hành động đánh giá, cải tiến).

Tiêu chuẩn ISO 45001:2018 có đưa ra các yêu cầu về xác định bối cảnh nội bộ, bối cảnh bên ngoài, phân tích các rủi ro/nguy cơ và đưa ra các biện pháp phòng ngừa rủi ro/nguy cơ vào việc hoạch định hệ thống quản lý An toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

1. Lập kế hoạch (Plan)

Ban lãnh đạo xem xét bối cảnh nội bộ, bối cảnh bên ngoài, nhu cầu, mong đợi của người lao động và các bên liên quan để hoạch định được một hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp hiệu quả và xác thực nhất.

Các bộ phận/phòng, ban phải tiến hành nhận diện các mối nguy và đánh giá các rủi ro dẫn đến mất an toàn lao động, cũng như các điều kiện môi trường làm việc có thể ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động. Cuối cùng, xác định được mối nguy nào cần phải đưa ra những biện pháp kiểm soát để ngăn chặn, phòng ngừa không cho xảy ra, hoặc nếu có xảy ra thì hậu quả sẽ được giảm thiểu.

Trong quá trình nhận diện các mối nguy, doanh nghiệp phải thu thập các yêu cầu pháp lý của nhà nước và bên liên quan để xem xét những yêu cầu nào buộc phải tuân thủ.

Căn cứ trên kết quả phân tích mối nguy, rủi ro và xem xét đến các yêu cầu pháp lý, yêu cầu khác; doanh nghiệp cần:

• Thiết lập các mục tiêu để chính sách về An toàn và sức khỏe nghề nghiệp đưa ra có thể thực hiện được và ngăn ngừa những rủi ro có thể có (tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, vi phạm luật về an toàn lao động và đảm bảo sức khỏe,…)

• Thiết lập các chương trình, biện pháp quản lý về vấn đề đảm bảo an toàn lao động, sức khỏe nghề nghiệp cho người lao động để đảm bảo các mục tiêu đưa ra phải có khả năng đạt được.

2. Thực hiện (Do)

• Thiết lập cơ cấu quản lý, chỉ định các vai trò và trách nhiệm của các cá nhân để thực hiện các chương trình quản lý OH&S.

• Cung cấp nguồn lực đầy đủ bao gồm nhân sự cần thiết để duy trì các hoạt động, các chương trình về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, đào tạo cho những nhân sự cần thiết để đạt được trình độ, kỹ năng an toàn lao động và giám sát an toàn lao động cần thiết, thiết lập xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị bảo hộ lao động, trang thiết bị an toàn để ngăn ngừa rủi ro về tai nạn lao động, môi trường độc hại ảnh hưởng tới sức khỏe người lao động.

• Triển khai tổ chức đào tạo cho người lao động hoặc nhà thầu phụ làm việc cho doanh nghiệp và đảm bảo những người này nhận thức được các rủi ro an toàn lao động, cũng như đảm bảo họ đủ năng lực để thực hiện các biện pháp kiểm soát các rủi ro này.

• Thiết lập các quá trình để đảm bảo việc trao đổi thông tin về vấn đề an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong nội bộ có hiệu quả, cũng như đáp ứng các thông tin về OH&S với các bên hữu quan bên ngoài.

• Tổ chức tham vấn người lao động trong quá trình nhận diện mối nguy, xây dựng các chương trình kiểm soát rủi ro, điều tra tai nạn lao động, điều tra bệnh nghề nghiệp phát sinh, …

• Thiết lập, phổ biến và duy trì tài liệu của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

• Thiết lập và duy trì các hoạt động kiểm soát tác nghiệp để đảm bảo rằng các thủ tục liên quan đến các mục tiêu về OH&S được thực hiện.

• Đảm bảo sự chuẩn bị và ứng phó trong trường hợp khẩn cấp, thiết lập và thử nghiệm sự chuẩn bị, khả năng ứng phó với các tình trạng khẩn cấp.

3. Kiểm tra (Check)

• Giám sát và đo lường các kết quả về hoạt động kiểm soát OH&S theo định kỳ.

• Đánh giá thực trạng của sự tuân thủ với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác do tổ chức đề ra.

• Thiết lập và duy trì các thủ tục xác định trách nhiệm và quyền hạn trong việc xác định sự không phù hợp, xử lý và điều tra sự không phù hợp, thực hiện hành động khắc phục và hành động phòng ngừa.

• Quản lý hồ sơ, thiết lập và duy trì thủ tục để phân định, bảo quản và xử lý các hồ sơ về OH&S.

• Tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ để xác định mức độ phù hợp của hệ thống quản lý OH&S hiện tại so với tiêu chuẩn ISO 45001.

4. Hành động (Act)

• Xem xét lại và tiến hành các hoạt động để cải tiến hệ thống quản lý OH&S:

• Lãnh đạo doanh nghiệp phải tiến hành xem xét về mặt quản lý của hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo các giai đoạn thích hợp.

• Xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

• Các yêu cầu liên quan đến “Hành động"" (Action) nếu được duy trì liên tục và thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến hệ thống quản lý OH&S và kết quả chung trong hoạt động kiểm soát an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của tổ chức.

ISO 45001:2018 và OHSAS 18001 khác nhau như thế nào?

Bảng so sánh ISO 45001:2018 & OHSAS 18001

ISO 45001:2018 có nhiều thay đổi quan trọng so với OHSAS 18001 – tiêu chuẩn trước đây về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S), giúp doanh nghiệp quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S) hiệu quả hơn:

• Áp dụng cấu trúc HLS (High-Level Structure): Đồng bộ với các tiêu chuẩn ISO khác như ISO 9001, ISO 14001, giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp hệ thống quản lý.

• Tiếp cận theo rủi ro và cơ hội: Không chỉ tập trung vào kiểm soát mối nguy mà còn đánh giá cả rủi ro và cơ hội, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến.

• Tăng cường vai trò của lãnh đạo: Ban lãnh đạo phải cam kết trực tiếp, chịu trách nhiệm về hệ thống OH&S thay vì chỉ phân công nhiệm vụ cho bộ phận phụ trách.

• Mở rộng phạm vi tham vấn và tham gia của người lao động: Yêu cầu doanh nghiệp phải tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định và cải thiện an toàn lao động.

• Xem xét bối cảnh tổ chức: Doanh nghiệp phải đánh giá các yếu tố bên trong, bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hệ thống OH&S để đảm bảo phù hợp với chiến lược phát triển.

• Kiểm soát nhà thầu và nhà cung cấp: ISO 45001 yêu cầu doanh nghiệp quản lý cả rủi ro về an toàn lao động liên quan đến nhà thầu và chuỗi cung ứng.

Hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị 

Để quá trình chứng nhận ISO 45001 diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Một số hồ sơ, tài liệu cơ bản doanh nghiệp cần chuẩn bị gồm:

• Chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp;

• Mục tiêu an toàn và sức khỏe nghề nghiệp;

• Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý ISO 45001;

• Tài liệu nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro và cơ hội;

• Quy trình kiểm soát rủi ro về an toàn, sức khỏe nghề nghiệp;

• Hồ sơ đào tạo, nâng cao nhận thức cho người lao động;

• Hồ sơ kiểm tra, giám sát điều kiện làm việc, máy móc, thiết bị;

• Kế hoạch ứng phó với tình huống khẩn cấp;

• Hồ sơ đánh giá nội bộ hệ thống ISO 45001;

• Hồ sơ khắc phục điểm không phù hợp nếu có.

Quy trình cấp chứng nhận ISO 45001

Tại TQC, quy trình cấp chứng nhận ISO 45001 được triển khai chuyên nghiệp, minh bạch, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng hiện trạng hệ thống, khắc phục các điểm chưa phù hợp và duy trì hiệu quả hệ thống quản lý an toàn lao động trong suốt chu kỳ chứng nhận. Dưới đây là quy trình cấp chứng nhận ISO 45001 tại TQC: 

1. Tiếp nhận thông tin đăng ký

TQC tiếp nhận và xem xét thông tin đăng ký chứng nhận ISO 45001 từ doanh nghiệp.

2. Thành lập đoàn đánh giá

TQC thành lập đoàn đánh giá phù hợp với lĩnh vực hoạt động và phạm vi chứng nhận của doanh nghiệp.

3. Đánh giá sơ bộ

Đoàn đánh giá xem xét sơ bộ hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của doanh nghiệp trước khi đánh giá chính thức.

4. Đánh giá chính thức

TQC thực hiện đánh giá chính thức tại doanh nghiệp, xem xét mức độ đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.

5. Cấp chứng nhận ISO 45001

Doanh nghiệp được cấp chứng nhận ISO 45001 sau khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu và hoàn thành khắc phục điểm không phù hợp (nếu có).

Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001?

Doanh nghiệp nên triển khai ISO 45001 ngay khi có nhu cầu xây dựng môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu tai nạn lao động hoặc đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.

Tiêu chuẩn đặc biệt phù hợp với các ngành nghề có mức độ rủi ro cao như:

• ➜ Xây dựng và thi công công trình.

• ➜ Cơ khí, luyện kim và sản xuất công nghiệp.

• ➜ Thực phẩm và đồ uống.

• ➜ Hóa chất và dược phẩm.

• ➜ Logistics, kho bãi và vận tải.

• ➜ Điện lực, dầu khí và năng lượng.

• ➜ Bệnh viện, phòng khám và cơ sở y tế.

Bên cạnh việc giảm nguy cơ tai nạn lao động, ISO 45001 còn giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu đánh giá từ khách hàng quốc tế, nâng cao hình ảnh thương hiệu và tạo lợi thế khi tham gia đấu thầu hoặc xuất khẩu.

Sau khi hệ thống được xây dựng, vận hành ổn định và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể đăng ký đánh giá để được cấp chứng chỉ ISO 45001, qua đó khẳng định năng lực quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo chuẩn quốc tế.

Chứng nhận ISO 45001 có hiệu lực bao lâu?

Chứng chỉ ISO 45001 thường có chu kỳ chứng nhận 3 năm, tính từ ngày được cấp hoặc theo thời hạn ghi trên chứng chỉ. Trong thời gian này, doanh nghiệp phải duy trì và vận hành Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp phù hợp với ISO 45001:2018 và thực hiện các cuộc đánh giá giám sát theo kế hoạch của tổ chức chứng nhận.

• Khi kết thúc chu kỳ chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá tái chứng nhận để tiếp tục duy trì chứng nhận ISO 45001. Việc duy trì chứng nhận không có nghĩa là chứng chỉ được tự động gia hạn; doanh nghiệp phải tiếp tục chứng minh hệ thống quản lý đáp ứng các yêu cầu áp dụng thông qua hoạt động đánh giá của tổ chức chứng nhận.

Chi phí chứng nhận ISO 45001 là bao nhiêu?

Chi phí chứng nhận ISO 45001 không có một mức cố định cho mọi doanh nghiệp mà phụ thuộc vào quy mô tổ chức, số lượng nhân sự, lĩnh vực hoạt động, mức độ rủi ro, số lượng địa điểm, phạm vi chứng nhận và thời gian đánh giá. Doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin về quy mô, lĩnh vực và phạm vi cần chứng nhận để được xác định chi phí phù hợp.

• Chi phí thực hiện chứng nhận phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động, số lượng nhân sự, địa điểm và phạm vi chứng nhận. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm chi phí chứng nhận ISO 45001 để hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí.

Câu hỏi thường gặp về ISO 45001

Chứng chỉ ISO 45001 có hiệu lực trong bao lâu?

➡️Thông thường, chứng chỉ ISO 45001 có chu kỳ chứng nhận 03 năm theo thời hạn ghi trên chứng chỉ. Trong thời gian này, doanh nghiệp cần duy trì và vận hành Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp phù hợp với ISO 45001:2018, đồng thời thực hiện đánh giá giám sát định kỳ theo kế hoạch của tổ chức chứng nhận. Khi kết thúc chu kỳ chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá tái chứng nhận để tiếp tục duy trì chứng nhận.

Chi phí chứng nhận ISO 45001 phụ thuộc vào những yếu tố nào?

➡️ Chi phí chứng nhận ISO 45001 phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô nhân sự, lĩnh vực hoạt động, số lượng địa điểm đánh giá, phạm vi chứng nhận và mức độ phức tạp của Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Doanh nghiệp nên cung cấp thông tin cụ thể về quy mô, lĩnh vực và phạm vi cần chứng nhận để được xác định chi phí phù hợp.

Thời gian cấp chứng nhận ISO 45001 mất bao lâu?

➡️ Thời gian cấp chứng nhận ISO 45001 phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp và phạm vi đánh giá. Nếu Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp đã được xây dựng, áp dụng đầy đủ và hồ sơ được chuẩn bị tốt, quá trình đánh giá chứng nhận có thể được thực hiện thuận lợi hơn. Thời gian cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy mô và điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp.

ISO 45001 có bắt buộc không?

➡️ ISO 45001 là tiêu chuẩn tự nguyện và không bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc áp dụng và chứng nhận ISO 45001 có thể mang lại lợi thế cho doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đối tác hoặc hoạt động trong những lĩnh vực có yêu cầu cao về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Doanh nghiệp đang cần chứng nhận ISO 45001:2018? TQC hỗ trợ tư vấn phạm vi, hồ sơ và quy trình đánh giá phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ

TRUNG TÂM KIỂM NGHIỆM VÀ CHỨNG NHẬN TQC CGLOBAL