Sơ đồ tổ chức của Trung tâm TQC

2. Chức năng nhiệm vụ của các Bộ phận
   2.1. Giám đốc
- Giám đốc là người đại diện pháp luật của Trung tâm, quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động của Trung tâm.
- Giám đốc Trung tâm là lãnh đạo cao nhất của Trung tâm.
- Giám đốc là người ký các quyết định cấp chứng chỉ, ký Giấy chứng nhận; ký các thông báo duy trì hiệu lực của chứng chỉ; ký các quyết định đình chỉ, hủy bỏ, thu hẹp phạm vi chứng nhận.
   2.2. Văn phòng đại diện Trung tâm TQC khu vực Miền Trung và Miền Nam
- Văn phòng đại diện có giám đốc và có dấu riêng, hoạt động phụ thuộc Trung tâm TQC.
- Đại diện cho Trung tâm TQC triển khai các hoạt động kinh doanh, chứng nhận, kiểm nghiệm, kiểm định, đào tạo, … tại các tỉnh theo Khu vực mình phụ trách.
- Các tỉnh do Văn phòng đại diện tại miền Trung phụ trách hoạt động bao gồm các tỉnh trung bộ và tây nguyên, từ Quảng Bình đổ vào đến Bình Định.
- Các tỉnh do Văn phòng đại diện tại miền Nam phụ trách hoạt động bao gồm các tỉnh Nam Bộ, từ Bình Thuận đổ vào đến Cà Mau, Kiên Giang.
   2.3. Hội đồng chứng nhận
- Giữ vai trò đảm bảo tính khách quan, công bằng trong hoạt động đánh giá chứng nhận của TQC, giám sát định kỳ hoạt động đánh giá của chuyên gia và giám sát tính đầy đủ và đúng pháp lý của các hồ sơ chứng nhận.
- Hội đồng chứng nhận có chủ tịch hội đồng, các thành viên hội đồng đến từ cơ quan quản lý nhà nước, các chuyên gia kỹ thuật theo lĩnh vực và các khách hàng sử dụng dịch vụ của TQC.
   2.4. Ban thẩm xét
-Tập hợp các chuyên gia đầu ngành về các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, có vai trò tư vấn, thẩm xét hồ sơ và ra quyết định chứng nhận.
- Ban thẩm xét có trách nhiệm thẩm xét hồ sơ đánh giá, chứng nhận; ký thẩm xét hồ sơ và ra quyết định chứng nhận (bao gồm cả thẩm xét kỹ thuật) trên các hồ sơ chứng nhận trước khi trình Giám đốc TQC ký quyết định cấp chứng chỉ và Giấy chứng nhận.
- Ban thẩm xét cũng có trách nhiệm thẩm xét các hồ sơ đánh giá giám sát, ra quyết định thông báo duy trì hiệu lực của chứng chỉ; thẩm tra hồ sơ trước khi Giám đốc ký các quyết định đình chỉ, hủy bỏ, thu hẹp phạm vi chứng nhận.
   2.5. Phòng Chứng nhận (tên tiếng anh Certification Department - CD)
+ Tiếp nhận hồ sơ đăng ký chứng nhận, rà soát tính đầy đủ cũng như chuyển cho các chuyên gia có code phù hợp thẩm tra kỹ thuật hồ sơ đăng ký (nếu cần thiết).
+ Hỗ trợ nhân viên kinh doanh hướng dẫn khách hàng hoàn thiện đầy đủ hồ sơ đăng ký.
+ Chủ trì xây dựng và tổ chức triển khai các Chương trình đánh giá theo các quy trình chứng nhận tương ứng;
+ Quản lý hoạt động đánh giá của chuyên gia trong từng cuộc đánh giá.
+ Thẩm tra tính đầy đủ của các hồ sơ đánh giá chứng nhận cũng như chuyển cho các chuyên gia có code phù hợp thẩm tra kỹ thuật hồ sơ chứng nhận trước khi trình Giám đốc ký Quyết định và Chứng chỉ;
+ Chủ trì, phối hợp với các chuyên gia có chuyên môn phù hợp xây dựng, thẩm tra các Quy định riêng phục vụ chứng nhận các sản phẩm trước khi trình Giám đốc ban hành;
+ Tham gia giải quyết các khiếu nại của khách hàng khi được phân công;
+ Cập nhật dữ liệu khách hàng, thông tin chứng nhận sau mỗi đợt đánh giá;
+ Lên kế hoạch đánh giá giám sát định kỳ cho các khách hàng trước 03 tháng và gửi cho Phòng kinh doanh để thống nhất với khách hàng thời gian đánh giá giám sát định kỳ.
   2.6. Phòng dịch vụ đào tạo và quản lý chuyên gia (tên tiếng anh Department of Training services and Management Auditors - TAD)
   *Mảng dịch vụ đào tạo
- Xây dựng các Chương trình đào tạo cho các dịch vụ đào tạo chuyên gia đánh giá, đào tạo nhân viên QA, QC và đào tạo các tiêu chuẩn ISO, Tiêu chuẩn/Quy chuẩn chuyên ngành.
- Thông báo tổ chức các khóa đào tạo hàng tháng trên trang Web cũng như chuyển thông tin cho Phòng kinh doanh để tìm kiếm học viên.
- Phát triển mạng lưới giảng viên có chuyên môn phù hợp để tham gia giảng dạy tại các khóa đào tạo.
- Xây dựng và chuẩn hóa hồ sơ năng lực giảng viên.
- Chủ trì tổ chức các khóa đào tạo theo kế hoạch, hoàn thiện hồ sơ đào tạo và trình ký chứng chỉ đào tạo cho các học viên.
   *Mảng Quản lý chuyên gia đánh giá
- Phát triển hệ thống chuyên gia fulltime và partime để đáp ứng sự phát triển của các dịch vụ chứng nhận trong phạm vi cả nước.
- Thẩm tra hồ sơ phê duyệt chuyên gia đánh giá trình Giám đốc phê duyệt chuyên gia và phê duyệt bổ sung code cho chuyên gia;
- Theo dõi và cập nhật thường xuyên năng lực chuyên gia và định kỳ đánh giá chứng kiến (witness) năng lực chuyên gia.
- Quản lý hồ sơ năng lực chuyên gia;
- Đánh giá phân cấp chuyên gia và để nghị nâng bậc và mức manday cho chuyên gia.
- Tổ chức các khóa đào tạo nội bộ, trao đổi chuyên đề đề nâng cao năng lực chuyên gia.
- Cập nhật các văn bản pháp lý, tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật chuyên ngành.
   2.7. Phòng Kiểm nghiệm (tên tiếng anh Testing Department - TD)
- Tiếp nhận các mẫu thử nghiệm là các sản phẩm hàng hóa, mã hóa mẫu và tiến hành phân tích các chỉ tiêu mất an toàn, chỉ tiêu chất lượng theo đặc tính chất lượng của sản phẩm và hàng hóa.
- Chuẩn bị dự thảo báo cáo thử nghiệm hoặc dự thảo phiếu kết quả thử nghiệm để trình Trưởng phòng thử nghiệm hoặc Phó giám đốc hoặc Giám đốc ký duyệt.
- Phát triển đội ngũ kiểm nghiệm viên và xây dựng năng lực cho kiểm nghiệm viên theo từng chuyên ngành.
- Phát triển đội ngũ nhân viên lấy mẫu theo từng lĩnh vực sản phẩm chuyên biệt, đảm bảo tính chính xác, ổn định của mẫu thử nghiệm.
   2.8. Phòng Kinh doanh (tên tiếng anh Business Department - BD)
- Tiếp nhận các nhu cầu đăng ký chứng nhận/giám định của khách hàng, trao đổi với các Phòng chứng nhận về khả năng cũng như các yếu tố kỹ thuật để đáp ứng.
- Soạn thảo hợp đồng, thỏa thuận và chốt hợp đồng với khách hàng.
- Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, tiến hành hướng dẫn khách hàng hoàn thiện các hồ sơ đăng ký chứng nhận và chuyển toàn bộ hồ sơ tới Phòng chứng nhận/Giám định để cung cấp dịch vụ cho khách hàng;
- Tổ chức trao chứng chỉ cho khách hàng (nếu cần);
- Tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng bao gồm, tham gia giải quyết các khiếu nại của KH khi được phân công;
- Quản lý và chăm sóc khách hàng sau đánh giá chứng nhận, theo dõi và thuyết phục khách hàng tiến hành đánh giá giám sát định kỳ theo đúng thời gian quy định.
   2.9. Phòng Marketing và bảo hộ thương hiệu (tên tiếng anh Marketing and brand protection Department - MD)
- Phát triển và duy trì các kênh marketing, kênh truyền thông để tăng cường quảng bá các dịch vụ của Trung tâm TQC.
- Tạo nội dung kỹ thuật, nội dung truyền thông trên các kênh marketing, kênh truyền thông để tăng cường tương tác với khách hàng tiềm năng.
- Triển khai các dịch vụ đăng ký mã số, mã vạch, đăng ký nhãn hiệu, thương hiệu và bảo hộ thương hiệu cho các khách hàng của TQC.
- Triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm và chứng nhận đạt Tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc sản phẩm hàng hóa cho các doanh nghiệp.
- Hỗ trợ hoạt động của Phòng Kinh doanh trong việc gặp gỡ khách hàng, chăm sóc khách hàng.
   2.10. Phòng Hành chính – Tổng hợp (tên tiếng anh Administrator Department - AD)
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động hành chính, tài chính cho hoạt động của Trung tâm và các chi nhánh của Trung tâm.
- Tiếp nhận hợp đồng dịch vụ, quản lý hợp đồng, thanh lý hợp đồng và thu hồi công nợ.
- Thực hiện quản lý thuế, đảm bảo cân đối tài chính của từng hợp đồng, kiểm soát hóa đơn đầu vào và đầu ra. Trình phê duyệt lương và thưởng thực hiện đúng quy định.
- Quản lý nguồn tiền, quản lý quỹ và hoạt động chi tiêu nội bộ.
- Quản lý nhân sự, hồ sơ nhân sự, cập nhật danh sách nhân viên toàn Trung tâm, chuyển cho mọi thành viên khi có sự thay đổi;
- Quản lý tài sản, trang thiết bị của Trung tâm.
- Thực hiện các công việc hành chính, Trung tâm. Bố trí phương tiện đi lại cho chuyên gia đánh giá và giám định viên.
- Đóng dấu các chứng chỉ/chứng thư/thông báo, thu tiền và chuyển kết quả đến khách hàng.